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Conservation et archivage et des dossiers médicaux (suite)

publié le 13-10-2015

 

 

 III – Modalités d’archivage

 

Les dossiers doivent être conservés dans des conditions permettant d’assurer leur confidentialité et leur pérennité.

 

1 – Dossier « papier »

Le reliquat des dossiers après transmission et tri peut s’avérer important et constituer un encombrement pour le médecin et sa famille, notamment en cas de déménagement. Il peut être fait appel à une société privée d’archivage. Un contrat qu’il est souhaitable de communiquer au Conseil départemental devra préciser les conditions et durée de conservation et les modalités d’accès, si besoin, aux dossiers archivés. Il est utile d’indiquer dans le contrat que si le médecin n’est plus en mesure de donner les directives nécessaires à la société d’archivage, il sera fait appel à un membre du Conseil départemental.

 

2 – Dossier informatique

L’archivage des documents informatiques soulève une question différente : celle de la valeur probante du document numérique. Une récente décision de la Cour de cassation ( Civ. 2, pourvoi n° 07-17622) du 4 décembre 2008 apporte des précisions :

« Lorsqu’une partie n’a pas conservé l’original d’un document, la preuve de son existence peut être rapportée par la présentation d’une copie qui doit en être la reproduction non seulement fidèle mais durable (articles 1334 et 1348 du code civil);

L’écrit sous forme électronique ne vaut preuve qu’à condition que son auteur puisse être dûment identifié et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité et porte la date de création du document. »

 

Cette notion de fidélité et de durabilité a été traduite par le critère fonctionnel global « d’intégrité ». L’intégrité d’un document numérique peut être assurée, en pratique, par différents moyens techniques :

??- copie fidèle Elle doit visuellement se présenter comme l’original avec les indications du papier à en-tête et la signature de l’expéditeur.

Il convient d’opter pour des systèmes de stockage optique, horodaté, non réinscriptibles (Worm) ou disques magnétiques, rendus non réinscriptibles à l’aide d’un logiciel.

??- copie horodatée : le document n’a de valeur que si la preuve est apportée qu’il a été créé et stocké sous forme numérique au jour de son établissement .

??- copie durable

Les documents doivent rester lisibles très longtemps.

Il convint d’opter pour les formats électroniques standardisés (basés sur XML, PDF ou TIFF (pour les images)).

 

Quand les documents archivés ne sont plus conformes, il peut être nécessaire de les convertir. Le support utilisé pour l’archivage doit lui aussi offrir des garanties de pérennité.

Les supports non gravés, CD et DVD, n’offrent pas de garantie de pérennité. Le disque optique numérique non réinscriptible est la solution à privilégier, encore qu’on ne soit pas tout à fait assuré de la durée de vie, même des supports en verre au-delà de 5 à 10 ans.

 

Documentation du processus d’archivage

Généralement, appelée « politique d’archivage », il s’agit d’une description précise des moyens mis en œuvre pour s’assurer que pendant l’ensemble de son cycle de vie, le document électronique n’aura pas subi de modifications susceptibles d’altérer son intégrité. L’existence de cette procédure régulièrement mise à jour permettra d’optimiser en cas de litige la valeur probante du document.

 

En résumé, il faut retenir que :

Après transmission et tri, le médecin a la responsabilité de la conservation de ses dossiers médicaux ;

Aucun texte ne fixe pour les médecins libéraux, la durée de conservation de leurs archives ;

Pour autant qu'ils aient commencé leur activité avant le 5 mars 2002, ils restent soumis à la prescription trentenaire ;

Si le délai de prescription a été ramené à 10 ans, le point de départ - la consolidation du dommage - fait planer une incertitude sur la durée de conservation ;

L'alignement sur le délai de 20 ans retenu dans les établissements de santé pour la conservation des archives parait raisonnable et à recommander ;

Qu'il s'agisse des dossiers « papiers » ou informatiques, ils doivent être conservés dans des conditions qui garantissent leur confidentialité et leur intégrité ;

II est indispensable de signaler au conseil départemental le sort et le lieu de conservation des dossiers. 


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